Manglende åpenhet og transparens i Helgelandssykehuset

Foto:

Av

– Hemmelighold kan lett føre til mistanke om at ikke alt foregår som det bør, skriver Hanne Nora Nilssen i et ferskt brev til styret i Helgelandssykehuset og Helse Nord.

DEL

MeningerDette er et debattinnlegg. Innlegget gir uttrykk for skribentens holdninger. (iSandnessjøen) Den 30. september 2019 mottok jeg et brev fra tidligere styreleder i Helgelandssykehuset, Dag Hårstad. Hårstad skriver bl.a. følgende:

Dine henvendelser har ført til at styret har understreket betydningen av, og forsikret seg om, at administrasjonen følger Offentleglova, at meroffentlighet skal vurderes i det enkelte tilfelle og at man sørger for at arkiveringsrutiner- og praksis forbedres.

Med den erfaringen jeg nå har fått med administrasjonen i Helgelandssykehuset, må jeg dessverre si at jeg ikke opplever det slik at administrasjonen i Helgelandssykehuset følger offentlighetsloven slik jeg hadde forventet av et offentlig helseforetak. Tatt i betraktning alle de rundene jeg hadde i fjor i forbindelse med Helgelandssykehuset 2025-prosessen, og tilbakemeldingene fra både departementet og tidligere styreleder Hårstad, trodde jeg at både arkiveringsrutiner og – praksis var blitt forbedret. Dessverre opplever jeg det ikke som tilfellet ett år etter. Jeg vil nå ta utgangspunkt i mine siste innsynskrav i kreftkirurgisaken og komme med konkrete eksempler.

Journalføring av dokumenter – for sent og mangelfull.

Den 17. september oversender Helgelandssykehuset min klage på manglende innsyn (datert 08.09.2020) til Helse og omsorgsdepartementet. I brevet skriver Helgelandssykehuset dette:

Vedrørende fullstendige journalrapporter

Helgelandssykehuset er av den oppfatning at innsyn er gitt i journalrapportene for mappene som var opprettet for kirurgisaken. Det innrømmes imidlertid at arkivverdige dokumenter ikke var journalført fortløpende men etterregistrert samlet da dette ble oppdaget.

I journaloversiktene jeg mottok fra Helgelandssykehuset (vedlegg 3) viser det seg at flere dokumenter, deriblant kreftkirurgirapportene fra Oslo universitetssykehus og Universitetssykehuset Nord-Norge, først er journalført 7. september. Fire dager etter at undertegnede sendte forespørsel til sykehuset og anmodet om å få tilsendt en oversikt over alle journalførte dokumenter i saken. Rapporten fra UNN har dokumentdato 5. august, mens rapporten fra OUS har dokumentdato 20. august. Begge ble altså først journalført den 7. september, etter lekkasjen til media var et faktum. Jeg ser også at referat fra møtet den 17. januar 2020 om tarmkreftkirurgi ble journalført den 7. september 2020 (sak/dok.nr 2020/213-8), altså ca. 8 måneder etter møtet ble avholdt. Disse eksemplene på etterregistrering av dokumenter er ikke enkeltstående henvendelser.

Helgelandssykehuset er ikke konsekvent i sin begrunnelse for avslag på innsynskrav

I brev av 11. september til undertegnede skriver Helgelandssykehuset at all korrespondanse, som er gjennomført i forbindelse med utarbeidelse av rapporter i tarmkreftkirurgisaken, mellom Helgelandssykehuset og følgende tre personer, Arild Nesbakken v/OUS, Rolv-Ole Lindsetmo v/UNN og Tore Stornes ved St. OH, er unntatt offentligheten. Dette begrunnes med at dokumentene er interne saksdokumenter, og det henvises til offentlighetslovens § 14. At Helgelandssykehuset kunne unnta disse dokumentene fra offentlighetsloven med henvisning til § 14 stilte jeg meg tvilende til. Dette fordi Helgelandssykehuset i saksdokumentene til styresak 86, Tarmkreftkirurgi i Helgelandssykehuset, viser til at disse har vært eksterne konsulenter/fagpersoner. Her framkommer det også at prosjektgruppen utelukkende har bestått av ansatte i Helgelandssykehuset, og at de tre ovennevnte ikke har vært en del av denne. I en liknende innsynssak i Helgelandssykehuset i fjor fikk jeg også medhold i at helseforetaket ikke kunne unnta fra offentligheten korrespondanse med eksterne konsulenter slik uten videre. Med dette som bakgrunn, klaget jeg på vedtaket om avslag på mitt krav om å få innsyn i korrespondansen mellom Nesbakken, Lindsetmo og Stornes og Helgelandssykehuset.

I Helgelandssykehusets oversendelse til departementet (brev av 29.09.2020) skriver Helgelandssykehuset HF at de avslår innsyn i denne korrespondansen med hjemmel i offl. § 14, og at de tre personene må ansees som en del av virksomheten. Helgelandssykehuset HF skriver bl.a. følgende:

«De aktuelle deltakerne er oppnevnt av Helgelandssykehuset, lønnes direkte av Helgelandssykehuset for arbeidet og rapporterer direkte til arbeidsgruppen.»

Helse- og omsorgsdepartementet skriver imidlertid i sitt tilsvar til Helgelandssykehuset HF (brev av 05.10.2020) at departementet er noe usikker på denne vurderingen. Videre viser departementet til at foretaket i forbindelse med en annen innsynsbegjæring skrev følgende, sitat:

«For Helgelandssykehuset og saken var det maktpåliggende å få dette arbeidet gjort av fagpersoner uten tilknytning til foretaket.»

Med andre ord har Helgelandssykehuset HF i styredokumenter og i tidligere brev til departementet vist til at dette er eksterne fagpersoner som er innleid, mens Helgelandssykehuset HF til undertegnede og departementet nå begrunner at disse tre personene må ansees å være en del av virksomheten og korrespondansen må ansees som intern korrespondanse.

I etterkant av klagen til departementet skal det sies at jeg har fått innsyn i noen få mail-korrespondanser mellom de tre ovennevnte personene og Helgelandssykehuset. Disse etter et nytt innsynskrav til Helgelandssykehuset, hvor jeg anmodet om innsyn i reiseregninger og utbetalinger for utført oppdrag. Helgelandssykehuset har meg bekjent ikke svart på brevet fra Helse og omsorgsdepartementet i skrivende stund, og jeg er kjent med at det er korrespondanse som ikke er blitt gjort offentlig. I en mail datert 5. august sendt fra Lindsetmo v/UNN, vises det til tilsendte excel-filer. Med andre ord kan jeg slå fast at det eksisterer korrespondanse som ikke er journalført.

Sletting av journalposter og overføringer av dokumenter

I rapporten over offentlig journal, generert den 7. juli, kommer det fram at Helgelandssykehuset den 26. juni har mottatt en sammenfatning av kreftkirurgirapporten fra St. Olavs hospital. Rapporten er journalført den 29. juli med sak/dokument nr. 2020/1849-1. Jeg anmodet om innsyn hele denne saksmappen, men fikk til svar at hele saksmappen nå var tom, og at dokumentet som opprinnelig lå der var blitt overført til annen saksmappe med saksnummer 2020/112-4. I en dokumentoversikt jeg har mottatt av saksmappen 2020/112 kommer det fram at dette konkrete dokumentet også har journaldato 29. juni. Med andre ord ble ett og samme dokument journalført på samme dato i to ulike saksmapper. Det kan derfor se ut som at flyttingen av dokumentet fra saksmappen 2020/1849 til saksmappen 2020/112 skjedde samme dag som dokumentet ble journalført, og at saksmappen 2020/1849 fra den 29. juni var tom. Dette kan jeg imidlertid ikke få til å stemme. Da rapporten til den offentlige journalen ble generert en uke senere, den 7. juli, ble kun dokumentet fra den saksmappen som skulle være tom, generert i oversikten. Med andre ord kom ikke dokumentet plassert i den nye saksmappen med i den offentlige journalen. Når rapporter for offentlig journal genereres, skjer dette automatisk av sak-arkivsystemet. Alle registrerte innkommende og utgående dokumenter skal da bli med i oversikten.

Hadde denne saksmappen da vært tom, og dokumentet med saksnummer. 2020/1849-1 var blitt overflyttet til ny mappe med saksnummer. 2020/112-4, burde det ha vært det sistnevnte som hadde kommet fram i den offentlige postjournalen som ble generert den 7. juli. (Se vedlegg 6 for link til offentlig postjournal).

Manglende tilgang til dokumentenes unike løpenummer

Alle journalposter som er opprettet i et sak- og arkivsystem får et unikt løpenummer som følger journalposten, selv om journalposten blir flyttet fra en sak til en annen. Administrasjonen i Helgelandssykehuset gir ikke ut informasjon om dokumentenes løpenummer. Dette finner jeg svært beklagelig, all den tid dette oppgis for hvert dokument som er registrert i den offentlige postjournalen. Helgelandssykehuset viser til at dette vil kreve mye arbeid med å få på plass. Jeg har selv vært i kontakt med leverandøren av sykehusets journal-/arkivsystem, Evry, som viser til at dette er enkelt å få til. Dette mener jeg er med på å svekke tilliten til Helgelandssykehuset HF, og dokumenthåndteringen som foretas av administrasjonen. Undertegnede kan også informere styret om at dette aldri har vært et problem når jeg har bedt om innsyn i andre offentlige virksomheter.

Signert PDF av rapporten fra St. Olav hospital mangler

Da jeg anmodet om innsyn i alle dokumentene i saksmappen til sak 2020/1849, fikk jeg som nevnt informasjon om at det eneste dokumentet i mappen nå var fjernet og flyttet over til en annen saksmappe. Jeg mottok imidlertid kopi av dette ene dokumentet, som var en sammenfatning av rapporten som Stornes ved St. Olav hospital hadde utarbeidet i kreftkirurgisaken. Jeg har også mottatt kopi av selve mailen til Helgelandssykehuset hvor denne rapporten angivelig lå vedlagt (vedlegg 7). I mailen som ble sendt den 26. juni står det følgende:

Hei

Vedlagt signert pdf fil av sammenfatning.

God helg.

Det presiseres i mail sendt fra Stornes at han oversender sykehuset en signert pdf-fil av sammenfatningen. Den sammenfatningen som er offentliggjort er usignert. Det står hverken dato, hvem som har skrevet denne, eller hvem som er mottaker.

Tidligere erfaringer med åpenhet og transparens

Undertegnede har ved flere ganger i 2019 klaget på manglende åpenhet og transparens i forbindelse med Helgelandssykehuset 2025-prosessen. I styremøtet den 20. mai, sak 51a, ble følgende vedtak fattet med bakgrunn i en innsynsbegjæring som administrasjonen ikke fulgte opp

  1. Styret registrerer at Helgelandssykehuset i denne innsynsbegjæringen ikke har klart å oppfylle de krav som gjelder, og heller ikke styrets ambisjoner om å opptre åpne, forutsigbare og transparente, i betydningen etterprøvbare.
  2. Styret er tilfreds med at AD sørger for at innsynsbegjæringen blir svart ut i henhold til til de krav og ambisjoner som gjelder, og at rutinene blir gjennomgått slik at man unngår liknende tilfeller for framtiden.

I forbindelse med mine innsynsbegjæringer i 2019, har departementet også behandlet flere av mine klager på manglende innsyn. Det kan nevnes at Helgelandssykehuset ikke ønsket å gi innsyn i korrespondansen mellom Helgelandssykehuset og Deloitte i forbindelse med utarbeidelsen av den alternativskillende økonomiske analysen (Deloitte-rapporten). I brev fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helgelandssykehuset den 9. juli 2019, opphever departementet foretakets vedtak. Med andre ord kunne ikke departementet se at e-postutvekslingen mellom sykehuset og Deloitte kunne betraktes som interne dokumenter etter offentlighetsloven §14. Departementet påpekte også at hvorvidt dokumentene var journalført eller ikke, så hadde dette ikke betydning for saken, jfr. veiledningen til offentlighetsloven punkt 4.4.2.3.

Avsluttende kommentar

Retten til innsyn i offentlig virksomhet er et grunnleggende prinsipp i all offentlig forvaltning, og skal blant annet ivareta demokratihensyn, kontrollhensyn og rettssikkerhetshensyn. Åpenhet rundt offentlige dokumenter og beslutningsgrunnlag er nødvendig for å skape tillit til offentlig forvaltning.

Hemmelighold kan lett føre til mistanke om at ikke alt foregår som det bør. Når jeg ser hvordan Helgelandssykehuset HF nå har håndtert mine innsynskrav i forbindelse med kreftkirurgisaken, er jeg av den oppfatning av at lite har skjedd det siste året i Helgelandssykehuset med tanke på å forbedre praksis vedrørende journalføring og arkivering, samt etterlevelse av offentlighetsloven. Det er min oppfatning at Helgelandssykehuset fortsatt har en lang vei å gå hva gjelder åpenhet, offentlighet og transparens. Dette er svært uheldig. Slik situasjonen nå er på Helgeland kreves det etter min mening at Helgelandssykehuset opptrer svært ryddig og etterlever de lover og regler som gjelder. Administrasjonens manglende forståelse for viktigheten av åpenhet og transparens, mener jeg også har bidratt til ekstra mye bråk og støy, og som en konsekvens av dette, vært med på å ødelegge omdømmet til Helgelandssykehuset. Jeg oppfordrer styret til å sette i verk nødvendige tiltak for å sørge for at Helgelandssykehuset følger offentlighetsloven, samt sørger for at arkiveringsrutinger og praksis forbedres. Videre oppfordrer jeg styret til å sørge for at det ved Helgelandssykehuset HF blir gitt mulighet til å få generert fullstendig oversikter over dokumenter i saksmapper hvor også dokumentenes unike løpenummer identifiseres.

Skriv ditt leserbrev her «

DELTA I DEBATTEN! Vi oppfordrer leserne til å bidra med sine meninger, både på nett og i papir

Artikkeltags